Die B.I.L.D.-Methode anhand eines Beispiels

Die B.I.L.D.-Methode ist ein Verfahren, um ergebnisorientiert die Leistungsbeziehungen zwischen einem FM-Kunden und seinem Systemdienstleister umfassend und prozessual zu beschreiben und in den Wettbewerb zu stellen. Sie wird dabei sowohl für technische als auch für infrastrukturelle und kaufmännische FM-Leistungen zur Anwendung gebracht. Denn sie ist in erster Linie eine Struktur, um die erforderlichen Regelungen und Schnittstellen für komplexe Leistungsbeziehungen umfassend zu berücksichtigen und geordnet abzubilden.

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Die Methode gliedert die vielen Regelungen und Vereinbarungen dabei in vier wesentliche Themenabschnitte:

  • Betreuen – also um welche grundsätzlichen Aufgaben an welchen Bereichen der Immobilie oder des Standortes handelt es sich und welche physikalischen und organisatorisch-rechtlichen Schnittstellen sind dabei zu berücksichtigen.Beispiel: Für das Bürogebäude eines Selbstnutzers überträgt die personell kleine technische Mannschaft des Kunden die Instandhaltungsverantwortung für alle haustechnischen Anlagen des Gebäudes und handwerkliche Aufgaben in den Büroräumen auf den Systemdienstleister. Die Schnittstelle zur Eigenleistung der technischen Mannschaft des Kunden ist die Gebäudeleittechnik. Das heißt, Regelungen an den Anlagenzuständen werden durch den Kunden vorgenommen. Anlageneinstellungen auf der Feldebene vom Systemdienstleister. Die Arbeitsweise beider Handelnden zwischen der Leit- und der Feldebene ist detailliert beschrieben und somit prozessual eindeutig vereinbart.
  • Inganghalten – wie weit geht die Verantwortungstiefe des Systemdienstleisters, Anlagen, Flächen, Prozesse des Kunden aufrecht und wert zu erhalten; hier werden auch wirtschaftliche Grenzen der Verantwortungstiefe festgehalten, aber auch Planungs- und Optimierungsverabredungen formuliert.Beispiel: Der Systemdienstleister hat in seiner Kalkulation sämtliche Instandsetzungsmaßnahmen bis zu einer Wertgrenzen von 500,00 € pro Einzelmaßnahme eingepreist. Für aufwendigere Instandsetzungen ist eine Ausführungsfreigabe durch den Kunden erforderlich, der den Zusatzbetrag der Maßnahme aus seinem Budget übernimmt. Die Kalkulation des Systemdienstleisters erfolgt auf der Basis der vom Kunden ermittelten durchschnittlichen Anzahl von Instandsetzungsereignissen der vergangenen Jahre.
  • Liefern – welche Verfügbarkeiten, welches Erscheinungsbild, welche Leistungszeiten und welche Reaktions- und Antrittszeiten bei Störungen oder auch für verrichtungsorientierte Leistungsanteile werden geschuldet; hier werden auch Toleranzgrenzen des Kunden festgehalten, um die Messung der geschuldeten Ergebnisse für eine Zufriedenheitsgrenze des Kunden belegbar zu machen.Beispiel: Für die sechs Aufzüge eines Bürohauses wird festgelegt, dass in den Stoßzeiten morgens, mittags und abends maximal ein Aufzug außer Betrieb sein darf. Der Systemdienstleister wird diese Zeiten also möglichst nicht für Regelleistungen, wie Wartungen und Reinigungen nutzen, sondern als „Puffer“ bewerten und Kapazitäten für Einsätze während dieser „Notfall“-Zeiten zur Beseitigung unvorhergesehener Störungen freihalten.
  • Dokumentation – Festlegung der erforderlichen gesetzlich vorgeschriebenen, technisch sinnvollen und kaufmännisch gewünschten Erfassung von Informationen und Nachweisen, die zum einen den Kunden in der Wahrnehmung seiner Eigentümer- und Auftraggeberpflichten unterstützen, zum anderen ein effektives und effizientes Controlling ermöglichen.Beispiel: Im monatlichen Berichtswesen wird dem Kunden eine Übersicht über die Ableistung vereinbarter Regelleistungen wie Wartungen/Prüfungen und Inspektionen vorgelegt. Darüber hinaus werden Entstörungs- und Instandsetzungsereignisse berichtet und kommentiert. Diese wiederum gehen in eine Jahresübersicht und daraus abgeleitet in die Instandsetzungsplanung des kommenden Betriebsjahres ein. Damit werden Alterungseffekte an den Anlagen und Veränderungen im Nutzerverhalten transparent gemacht und zwischen Kunden und Systemdienstleister zur Vereinbarung gebracht.

Weitere konkrete Projektbeispiele auch über Büroimmobilien hinaus bis hin zur Bewirtschaftung ganzer Fertigungsstandorte inkl. z.B. der Medienversorgung finden Sie unter www.dr-odin.de/Referenzen für Ihre Branche

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