Facility Management Consulting nach GEFMA 734 – Verständnis für die Verzahnung der Sekundär-Prozesse mit dem Kerngeschäft

Facility Services Provider sind mehr und mehr bestrebt, sich als „exzellente“ und daher unverzichtbare Partner ihrer Auftraggeber zu positionieren. Im Rahmen dieser Vorhaben kommt dem sogenannten System-Dienstleister, der in der Lage ist, sich integrativ mit den Prozessen des Kerngeschäfts der Auftraggeber zu verzahnen eine besondere Bedeutung zu. Bereits vor zehn Jahren wurde der Entwurf der Richtlinie GEFMA 730 veröffentlicht, der die Anforderungen an System-Dienstleistungen definierte. Aktuell ist die Revision von 2009 gültig. Wenn aber die Dienstleister völlig neue Fähigkeiten erlernt haben, müssten dann nicht auch die Berater, die bei der Dienstleisterauswahl unterstützen eine ebensolche Befähigung haben?

Die Differenzierung nach Einzel-Dienstleistungen (z.B. Wartung Kältetechnik), Paket-Dienstleistungen (z.B. infrastrukturelle nutzerbezogene Services) und System-Dienstleistungen (z.B. zur Verfügung Stellung eines Produktionsmediums am „point of use“) ist mittlerweile Standard bei der Beschaffung von Facility Services.

Unterschiedliche Dienstleister sind daher befähigt unterschiedliche Leistungserwartungen zu erfüllen. Vor diesem Hintergrund hat GEFMA die Initiative FM-Excellence ins Leben gerufen. Mit den Befähigungsnachweisen der Richtlinien GEFMA 710, 720 und 730 sind die Möglichkeiten geschaffen, einen fachlich fundierten Befähigungsnachweis für das jeweilige Dienstleistungsangebot zu erbringen (vgl. hierzu die zitierten Richtlinien und die aktuelle ipv® Broschüre „Gemeinsam auf den Gipfel“ – www.gefma.de).

Mit dem bereits 2012 entwickelten Reifegrad-Modell für Facility Management Organisationen und dessen Verprobung bei 15 großen Unternehmen der deutschen Wirtschaft durch die Initiative Strategisches Facility Management, wurde folgendes deutlich: Der Schlüssel für erfolgreiches Facility Management liegt in der professionellen Verzahnung der Prozesse des Sekundärgeschäfts (FM) mit der Kerngeschäft. Diese Anforderung gilt natürlich im nächsten Schritt auch für den externen Dienstleistungsanbieter. Dies wird insbesondere immer wichtiger, da die Auftraggeber im Hinblick auf Qualität wesentlich fordernder gegenüber ihren Dienstleistern auftreten. Die vor wenigen Wochen erschienene Lünendonk-Trend-Studie zu Stellenwert, Nutzen und Treibern von Service Excellence im FM kommt ebenfalls zum Ergebnis, dass neben gut ausgebildeten und kundenorientierten Mitarbeitern, (auf Kunden ausgerichtete) Innovationen und optimierte Prozesse die Erfolgstreiber sind.

Mit dem Ansatz der „integralen Prozess-Verantwortung – ipv®“ ist nicht gemeint, dass möglichst viele Leistungen im Paket (= Paket-Dienstleistung – geregelt in GEFMA 720) angeboten werden, sondern, dass vielmehr der Dienstleister in der Lage ist, sich „integral“ mit den Prozessen des Auftraggebers in bzw. nah an seinem Kerngeschäft zu verzahnen (vgl. GEFMA 730). Dies bedeutet aber auch, dass die Dienstleister nicht nur „ihr Handwerk verstehen“, sondern auch die Abläufe des Auftraggebers.

Nachdem sich nun einige Facility Services Anbieter methodisch, fachlich und im Hinblick auf die Mitarbeiter-Qualifikation professionalisiert haben und sogar nach GEFMA 730 zertifiziert sind, muss sich die Differenzierung in der Befähigung auch für die Beratungsleistung im Facility Management widerspiegeln.

Die Anbieter und Nachfrager sind sich gleichermaßen einig, dass die unterschiedliche Komplexität von Facility Services Leistungen interdisziplinäre Fach- und Methodenkompetenzen und besondere Befähigungen auf der Beraterseite erforderlich macht.

Daher bindet seit etwa drei Jahren der GEFMA-Arbeitskreis ipv® Integrale Prozess Verantwortung im Facility Management, die Anforderungen an die FM-Beratungsleistung in die Betrachtungen mit ein.

Im Ergebnis dieser Einbindung wurde die Richtlinie GEFMA 734 entwickelt, die es dem Auftraggeber (Facility Management) und dem Dienstleister (Facility Services) ermöglichen soll, für die jeweiligen Aufgaben in der strategischen und operativen Produktentwicklung, der Organisationsentwicklung aber auch in der Gestaltung arbeitsteiliger Prozesse mit Partnern Beratungskompetenzen einzufordern.

Die Richtlinie beschreibt Qualifikationen, Kompetenzen und Befähigungen, die Berater für eine Implementierung von System-Dienstleistungen im Facility Management benötigen. Die Richtlinie ermöglicht es darüber hinaus, Beratern den Nachweis ihrer Befähigung für dieses Leistungsspektrum führen zu lassen. Im Rahmen eines neutralen externen Zertifizierungs- und Überwachungsverfahrens wird abgeprüft, ob der Berater neben seiner Fachkompetenz, z.B. in der technischen Gebäudeausrüstung, auch über methodische Befähigung und Erfahrungen in der Geschäftsprozessanalyse verfügt. Darüber hinaus wird auch weitreichende betriebswirtschaftliche Kompetenz bei der Auswahl und Bewertung von Geschäftsmodellen mit Outsourcing-Partnern, Rechts-Verständnis, Moderations- und Projektmanagementerfahrung erwartet. Wesentlich ist auch die Überprüfung der Nachhaltigkeit (hier gemeint: lange nach Umsetzung noch tragfähig) der implementierten organisatorischen oder vertraglichen Lösungen.

Mit der Umsetzung der GEFMA 734 wird sich der kleinteilige Beratungsmarkt im FM hoffentlich weiter professionalisieren, zumindest aber im Sinne unterschiedlicher Befähigungen der einzelnen Beratungshäuser neu sortieren.

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