ipv® Ausschreibungsleitfäden und ihr Nutzen

Bereits 2005 wurden Ausschreibungsleitfäden für die Ausschreibung komplexer FM-Dienstleistungen als Integrale Prozess Verantwortung ipv® (GEFMA 960) und 2006 für öffentliche Auftraggeber (GEFMA 961) entwickelt und veröffentlicht. Beide Leitfäden sollen praktische Hilfestellung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergaben für ergebnisorientierte, werkvertragliche Systemdienstleistung bieten. GEFMA und der AK ipv® folgen damit einer guten Tradition, Arbeitsweisen und Erfahrungswerte zusammenzustellen, die z. B, auch im Energie-Contracting als erfolgreiches Werkzeug im Markt aufgenommen wurden.

Neben ausführlichen Verfahrenshinweisen enthalten die Leitfäden sämtliche für diese Ausschreibung erforderlichen Verfahrensschritte. Diese reichen von der Vorbereitung, über Bekanntmachung, Angebotseinholung, ihre Bewertung, Vergabe und Vertrag inklusive Feintuning bis zur Beendigung der Zusammenarbeit.

Der Leitfaden richtet sich an Entscheidungsträger, die als Auftraggeber Aufgabenbereiche der Immobilienbewirtschaftung als ganzheitlichen sogenannten “Integraler Prozess“ an einen Dienstleister übertragen möchten. Dies gilt unabhängig von der Größenordnung der angestrebten Arbeitsteilung (ob bundesweit verteilte Liegenschaften oder nur ein Objekt) oder von der Tiefe der Zusammenarbeit. Mit dieser Form der Vergabe sollen zugleich strategisch und wirtschaftlich stabile Geschäftsbeziehungen zum Auftragnehmer mit Hilfe arbeitsteiliger sowie partnerschaftlicher Prozesse entwickelt werden, die zugleich für den Auftraggeber ein hohes Maß an Qualität und Zufriedenheit sicherstellen.

Der Fokus liegt dabei auf der fachlich anspruchsvollen Herausforderung ergebnis- und nicht verrichtungsorientierte Leistungsbeziehungen zu entwickeln, die zugleich vergabe- und revisionsfähig sind und dies auch für öffentliche Auftraggeber.

Die Leitfäden umfassen jeweils 7 Kapitel. Entscheider finden im Kapitel 1 die wesentlichen Aussagen über die inhaltlichen und vergaberechtlichen Grundsätze für die professionelle Arbeitsteilung sowie für eine stabile Qualität und Versorgungssicherheit von Gebäuden und Liegenschaften. Das Kapitel 2 beinhaltet die Verfahrensschritte der Vergabe. Kapitel 3 führt die Inhalte der Ausschreibung auf. Kapitel 4 erörtert die Bewertung der Angebote unter Berücksichtigung vergabe-typischer Begleitumstände. Kapitel 5 erläutert das Feintuning mit der Überführung der ausgeschriebenen Ergebnisziele in ein prozessuales Leistungsverzeichnis des Dienstleisters. Im Kapitel 6 werden die Prozesse und Bedingungen für die Aufgabenübertragung zu Beginn und Ende der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister abgehandelt. Kapitel 7 umfasst notwendige Begrifflichkeiten und abgerundet wird der Leitfaden durch weitere Arbeitsmaterialien als Anlagen.

Durch die Leitfäden kann eine vergabe- und auch haushaltsrechtliche korrekte Durchführung ermöglicht und der Aufwand zur Vorbereitung und Umsetzung entscheidend verringert werden. In ihre Entwicklung sind die praktischen Erfahrungen und Know-how sowohl von anbietenden Unternehmen als auch von vergabebegleitenden Unternehmen eingeflossen.

Gegenwärtig werden beide Leitfäden einen vollständigen Relaunch unterzogen, da sowohl langfristige Erkenntnisse erfolgreich realisierter Umsetzungen dieser Leistungsbeziehungen vorliegen als auch die aktuellen vergaberechtlichen Erfordernisse zu berücksichtigen sind.

Ein Kommentar

  1. Wie der Artikel ja darlegt, ist ein erklärtes Ziel des Arbeitskreises ipv® (GEFMA), die ausschreibenden Stellen und insbesondere Ingenieurbüros sowie die öffentliche Hand zu befähigen, komplexe Facility-Management-Dienstleistungen im Sinne der Integralen Prozessverantwortung auszuschreiben. Zusammengefasst geht es darum, die gängige Ausschreibungspraxis nach Leistungsbeschreibungen hin zu einer ergebnisorientierten Ausschreibung zu entwickeln. Die Ausschreibungsleitfäden sind in diesem Kontext ein wichtiges Instrument – genauso wie die Standardverträge, die als Basis für die Ausschreibung und die anschließende (vertragliche) Leistungsbeschreibung dienen sollen. Die Herausforderung besteht nun darin, dass eine umfassende Ausschreibung nach ipv® sehr komplex ist und voraussetzt, dass sich die ausschreibenden Stellen mit dem Vertragswerk und den Inhalten der Ausschreibungsleitfäden intensiv auseinandersetzen, um dann eine entsprechende Ausschreibung erstellen zu können.

    An dieser Stelle könnte eine intelligente Software (Ausschreibungs-Manager) helfen. Ein Werkzeug, mit dem die Auftraggeber bzw. Ausschreibenden ihre Ausschreibungstexte sehr einfach, bausteinartig und dennoch individuell zusammenstellen und bearbeiten können. Eine Software, die intelligent ist und die Standardprozesse sowie die Beziehungen der Textbausteine untereinander kennt. So könnten komplexe Ausschreibungen individuell und objekt-/anwendungsbezogen zusammengestellt und zusätzlich noch in der eigenen FM-Software weiterbearbeitet werden. Eine nützliche Ergänzung der inhaltlich starken und umfassenden Leitfäden. Wäre das ein Ansatz?

Werfen Sie einen Blick auf unseren kleinen Leitfaden zur Kommentierung von Beiträgen.

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