Rechtskonform handeln – ROKFM anwenden

Bausteine in einem Managementsystem zur Rechtssicherheit – Schritte der Umsetzung am Beispiel für Krankenhäuser in Deutschland

Andreas Göcke, Ulrich Pieper, Dr. Odin GmbH

Mit dem Regelkreis für rechtssicheres Arbeiten und Handeln haben wir in zwei Beiträgen des FACILITY MANAGEMENT (5/2014 und 6/2014) unter dem Titel Regelwerksverfolgung und Pflichtenübertragung die erforderlichen Bausteine in einem Managementsystem zur Schaffung von Rechtssicherheit dargestellt (vgl. Abb.1).

 

Regelkreis zur Rechtssicherheit©

Regelkreis zur Rechtssicherheit©

 

Am Beispiel von Krankenhäusern soll im Folgenden der Baustein des Aufstellens und der Pflege eines Rechtskatasters bzw. eines Pflichtenkatalogs am Praxis-Beispiel herausgehoben werden und Potential aufgezeigt werden.

Die Vielfalt der Anforderungen seitens EU, Bund, Ländern, Unfallversicherungsträgern und technischen Regelsetzern z.B. an den Betreiber einer komplexen Immobilie, wie ein Krankenhaus, ist immens und auch für Profis einer Betriebsmannschaft nur schwer überschaubar.

Mit der Richtlinie GEFMA 190 wurden Eigentümer, Nutzer und Dienstleister im FM für das Thema „Betreiberverantwortung“ sensibilisiert. Mit den Verzeichnissen GEFMA 900 und 910 werden statische Verweise auf relevante Gesetze, Verordnungen, Unfallverhütungsvorschriften, Normen und Richtlinien geboten.

Tatsächlich aber ist das System der Regelwerksverfolgung und der resultierenden Ableitungen für die eigenen Anlagen und Systeme dynamisch und für den jeweiligen Anwendungsfall sachgerecht zuzuschneiden. Für  FM-Bereich ist aus rechtlicher Sicht (BGB § 823 ff. oder BetrSichV) eine Pflicht für ein BAU- und TGA-Pflichtenkatalog abzuleiten. Dies ist als anerkannte Regel der Technik zu werten – ein Nicht-Wissen über die Notwendigkeit ist keine ausreichende Begründung für ein Fehlen dessen.

Die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung in der Branche „Krankenhaus“ erfolgt zudem vor dem Anspruch einer hohen Rechtssicherheit gegenüber den Patienten und ist eine zentrale Aufgabe der Verantwortlichen in den einzelnen Häusern.

Diese Aufgabe kann erleichtert werden: klare Prozesse und systematische Abläufe schaffen Transparenz und Handlungssicherheit. Dafür und als Teil einer Exkulpation ist der Aufbau eines krankenhaus-spezifischen Pflichtenkatalogs eine wichtige Grundlage.

Eine professionelle zentrale Aufbereitung und Pflege bringt rechtliche und wirtschaftliche Vorteile für das Krankenhaus:

  • KENNTNIS RELEVANTER RECHTSVORSCHRIFTEN: Welche Regelwerke bilden die für Ihr Krankenhaus einzuhaltenden und zu verfolgenden, anerkannten Regeln der Technik?
  • WISSEN UM PFLICHTEN: Welche Pflichten müssen für einen rechtssicheren Betrieb Ihres Krankenhauses erfüllt werden?
  • EXKULPATION: Es kann für die Organisation und vor dem Hintergrund der persönlichen Pflichten nachgewiesen werden, dass ein umfassendes System zur Regelwerksverfolgung vorgehalten wird und Ableitungen aus einem krankenhaus-spezifischen Pflichtenkatalog für die eigenen Objekten und Anlagen getroffen wurde
  • HAFTUNGSRISIKO: durch mehr Transparenz minimieren
  • DATENBASIS BLEIBT AKTUELL: Grundlage für eine Neu-Bewertung von Zyklen, Arbeitsumfängen und eingesetzten Qualifikationen
  • EINFÜHRUNG VON MANAGEMENTNORMEN WIRD ERLEICHTERT: Management-Normen wie die DIN EN ISO 50001, DIN EN ISO 14001, DIN EN ISO 9001 erfordern bei der Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen die Kenntnis der zutreffenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen. D.h. für die FM-Branche die Sicherstellung der Regelwerksverfolgung sowie die Darstellung eines spezifischen Pflichtenkatalogs.

Grundsätzlich muss jedes Krankenhaus diese Aufgaben wahrnehmen und demzufolge Kapazitäten in die Erstellung und Pflege dieses Pflichtenkatalogs investieren. Aber Kliniken sind sowohl in den typisch zu berücksichtigenden Anlagen und Einrichtungen als auch in der Art und Weise der Nutzung dieser Anlagen und Einrichtungen (z.B. Lichtrufanlage DIN VDE 0834), so ähnlich, dass es sich lohnt, diese Kapazitäten zumindest teilweise zusammenzulegen:

  • KOSTENVERTEILUNG: Mehrere Organisationen teilen sich die Kosten
  • KOSTENREDUKTION: Inhalte werden zur Verfügung gestellt, ohne dass sich die Mitarbeiter aufwendig einarbeiten und hierfür je nach Objekt- und Anlagenumfang mehrere Tage pro Jahr aufwenden müssen

Deshalb haben wir für eine Gruppe von Krankenhäusern dieses gemeinsame Paket an Entwicklung und Pflege in der Datenbank ROKFM (Rechtssichere FM-Organisation im Krankenhaus) zusammengeführt.

Aufbauend auf der Datenbank REG-IS, die einen gute Grundstruktur der allgemeingültigen Anlagen und Einrichtungen von Gebäuden und den daran bestehenden Pflichten vermittelt, werden die krankenhaustypischen Anlagen und Einrichtungen ergänzt. Darüber hinaus sind auch an Anlagen, die regelmäßig auch in anderen Gebäuden vorkommen, für den Krankenhausbetrieb zusätzliche Pflichten und technisches Regelwerk zu berücksichtigen und in ROKFM abgebildet.

Zudem sind die Daten so aufbereitet, dass die FM-Bereiche in den Kliniken diese in ihr jeweiliges CAFM-Tool überführen können und direkt für Arbeitskarten und die interne Delegation auf Aufgaben und Verantwortlichkeiten an entsprechend qualifizierte Mitarbeiter nutzen können. Lediglich Spezifika einzelner Krankenhäuser sind dann individuell zu ergänzen.

Die Daten werden jährlich aktualisiert und demzufolge auch in der Pflege für die jeweilige Klinik anlagengenau zur Verfügung gestellt.

In diesem Sinne kommen zwei wesentliche Merkmale des FM-Marktes und der System-Dienstleistung in diesem Beispiel zur Anwendung:

  • Facility Management verlangt nach Tiefenwissen und Spezialisierung
  • Kunden einer Branche können auch im Tiefenwissen synergetisches Potenzial schöpfen

Wenn damit auch längst nicht alle erforderlichen Schritte getan werden, stellen die Aufstellung und Pflege von Rechtskataster und Pflichtenkatalog eine ganz wesentliche Grundlage für das Erreichen einer rechtssicheren Organisation dar.

Werfen Sie einen Blick auf unseren kleinen Leitfaden zur Kommentierung von Beiträgen.

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